Архивы – кладовая памяти человечества

В архивный отдел Администрации района меня привело любопытство. Интересно было посмотреть, как работают архивариусы, узнать, какие документы здесь хранятся. Сегодня мы беседуем с заведующей архивной службой Администрации района Ильгамией Вагизовной Юлиной (на фото).

- Добрый день, Ильгамия Вагизовна. В чём заключается деятельность архивной службы в районе?

- Деятельность архивной службы сосредоточена на реализации государственной политики в области архивного дела и направлена на обеспечение сохранности Архивного фонда, его пополнение и предоставление информационных услуг гражданам и организациям. В своей деятельности служба руководствовалась долгосрочной целевой программой развития архивного дела в Белокатайском районе на 2019 – 2024 годы, утверждённой постановлением главы Администрации района «Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги», «Предоставление архивных справок, копий и выписок архивных документов, находящихся в муниципальной собственности МР Белокатайский район».

- Скажите, в чём заключается специфика работы с архивами?     

- Важный вид архивной работы – это приём документов. Организации – источники комплектования – предоставляют документы на постоянное хранение согласно утверждённого графика. Документы по личному составу ликвидированных организаций ещё долго будут востребованы для исполнения социально-правовых запросов граждан, а это значит, что при оформлении пенсии каждый проработавший на территории нашего района сможет без проблем получить архивную справку о стаже и заработной плате и, таким образом, подтвердить сведения о своей трудовой деятельности.

- архивный фонд – что это такое?

 - Помимо традиционных направлений работы, таких как приём документов на хранение и исполнение запросов, перед архивами были поставлены новые задачи: ведение программного комплекса «Архивный фонд», что позволяет иметь единую информационную систему всего архивного фонда России, оцифровка документов и расширение доступа пользователей к документам архивного фонда. На сегодняшний день оцифровано 4116 единиц хранения, 178511 лист, что составляет 21% от общего количества документов постоянного хранения. В программный комплекс «Архивный фонд» введено 28 659 единиц хранения, что составляет 98% от общего количества документов постоянного хранения.

- Сколько дел хранится сейчас в архиве района?

- На сегодняшний день в архиве на хранении находится 152 фонда и почти 29 тысяч единиц хранения. Это управленческая документация источников комплектования, документы по личному составу ликвидированных предприятий, фотодокументы. Стоит отметить, что архивы были и остаются кладовой памяти человечества, и их роль в обществе и государстве огромна. Задача архивистов – сохранить документы и сделать так, чтобы и сегодняшний, и завтрашние дни вошли в историю.

- Сколько человек сейчас работает в архивной службе района?

 В архивной службе Администрации района работает один сотрудник. Кроме того, имеется делопроизводитель отдела правовой работы и делопроизводства, который на полставки закреплён за архивной службой.

 - Где и как хранятся документы, и какова площадь архивохранилищ?

- По показателю “Соблюдение требований к зданиям и помещениям архива” муниципальный архив района расположен на первом этаже здания Администрации. Планируется продолжить приведение к нормативным требованиям архивного помещения, техническую оснащённость архивным оборудованием для повышения безопасности муниципального архива.

В 2022 году приобретены стеллажные полки длиной 100 погонных метров на сумму 57 тысяч рублей, психрометрические гигрометры, обновлена программа VipNet.

По оснащению помещений архивохранилищ в соответствии с нормативными требованиями функционирования муниципальный архив занимает 4 место из 14. Архивохранилища оборудованы металлическими стеллажами. Для искусственного освещения в хранилище установлены светильники взрывозащитного типа. Для измерения температуры и влажности имеются измерительные приборы – психрометрические гигрометры, установленные в архивохранилище. Показатели измерительных приборов регулярно фиксируется в журнале. Кроме того, в муниципальном архиве имеется два порошковых огнетушителя.

 - Ильгамия Вагизовна, каковы планы на текущий год?

- Продолжить работу по оцифровке дел постоянного срока хранения, включить в Федеральный программный комплекс «Архивный фонд» все документы, принятые на хранение в муниципальный архив. Ликвидировать задолженность по приёму документов, находящихся сверхустановленного срока в организациях – источниках комплектования. Обеспечить неукоснительное соблюдение требований функционирования архивохранилищ, в том числе в части оснащения необходимым оборудованием (системами кондиционирования в архивохранилищах, огнетушителями, психрометрами, гигрометрами). Продолжить своевременное обновление информационно- технологического оборудования, продолжить работу по популяризации архивных документов.

 - Спасибо за беседу! Мы поздравляем Вас с профессиональным праздником и желаем Вам крепкого здоровья, творческих успехов, уверенности в завтрашнем дне.

интервью вела Л. Архипова